Um resumo de reunião deve registrar decisões confirmadas, ações, responsáveis e prazos. O que não foi definido precisa aparecer como pendência, sem ser completado por suposição.
Conversa, proposta e decisão são coisas diferentes
Durante a reunião, uma pessoa pode sugerir aumentar o preço. Outra pode pedir uma análise antes de aprovar. Registrar “aumento de preço aprovado” transformaria uma discussão em uma decisão inexistente.
Use quatro blocos
- Contexto: motivo da reunião e documentos usados.
- Decisões: somente o que foi confirmado.
- Ações: tarefa, responsável e prazo informado.
- Pendências: perguntas sem resposta e próximas validações.
Exemplo fictício
As notas dizem: “Vamos revisar a oferta. Ana consolida o escopo até sexta. Preço depende da análise de custos.” O resumo deve indicar a revisão da oferta como decisão, a consolidação como ação de Ana e o preço como pendência.
Não atribua a análise de custos a alguém que não aparece nas notas. Registre “responsável a definir” e proponha a confirmação.
Revise nomes e datas
“Sexta” pode perder sentido quando o documento é lido semanas depois. Confirme a data da reunião antes de converter referências relativas em datas completas. O mesmo cuidado vale para siglas, nomes e unidades.
Reduza ruído sem perder divergências
O resumo não precisa reproduzir cada frase. Preserve, porém, condições importantes e discordâncias que afetem a decisão. Uma objeção relevante não deve desaparecer para deixar o texto mais curto.
Antes de compartilhar
Valide com o responsável pela reunião, remova informações que não devem circular e use o canal autorizado. O IziAI apresenta rascunhos exportáveis e não envia mensagens nesta demonstração.